Ako primimo poruke putem bilo kojeg od naših kanala za zviždače, obrađujemo relevantne osobne podatke koji se odnose na osobe relevantne u predmetnom kontekstu, a koje smo primili ili prikupili izravno iz prijave zviždača ili koje prikupljamo iz drugih izvora tijekom istrage iz javno dostupnih izvora ili od trećih strana, posebno od svjedoka ili drugih poduzeća unutar grupe Henkel.
Ovisno o točnoj prirodi prijavljenog ponašanja, takvi podaci mogu biti npr.:
- podaci za kontakt, posebno poštanska adresa, elektroničke adrese (npr. e-adresa), telefonski brojevi i korisničke identifikacijske oznake
- bankovni podaci, posebno broj računa, financijska ustanova, broj kreditne kartice, broj debitne kartice
- podaci o procjeni, posebno podaci o procjeni učinka i/ili potencijala ili osobnosti, npr. podaci o postupku ocjenjivanja zaposlenika društva Henkel
- podaci o učenju, posebice podaci o sudjelovanju u usavršavanju ili e-učenju
- komunikacijski podaci, posebno sadržaj elektroničke komunikacije, npr. e-poštom ili drugim alatima za suradnju
- podaci o vezi, posebno podaci koji opisuju okolnosti telekomunikacija ili elektroničkih komunikacija, podatci iz alata za internetsku analizu, npr. telefonski računi, datoteke s evidencijom, kao i internetske stranice, IP adrese i drugi podaci potrebni za skeniranje virusa i kibernetičku obranu
- podaci o osobnom životu, posebno podaci o rodbini, interesima i podaci o privatnom životu (koji nisu zdravstveni podaci ili podaci o vjerskim uvjerenjima)
- identifikacijski podaci, posebno podaci koji su najčešće navedeni na osobnoj iskaznici ili vozačkoj dozvoli, npr. datum rođenja ili broj putovnice
- slike/videozapisi, posebno fotografije i slike iz videonadzora
- vremenski žigovi, posebno personalizirani zapisi aktivnosti s vremenskim žigovima (vremenski događaji), npr. bilježenje događaja u računalnim sustavima, sigurnosnim sustavima ili bilježenje radnog vremena i/ili
- podaci o transakcijama, posebno podaci o određenim ugovorima ili pravnim odnosima, plaćanjima, isporukama ili drugim pojedinostima poslovnih transakcija.
Prethodno navedene podatke za postupak za zviždače i odgovarajuću istragu obradit ćemo u skladu sa svim zakonskim odredbama, a posebno, ovisno o slučaju, sa zakonodavstvom koje sadržava odredbe o zaštiti podataka, zviždačima i zapošljavanju na temelju članka 6. stavka 1. točke (b) Opće uredbe o zaštiti podataka (ispunjavanje ugovora, osobito ugovora o radu i ugovora o nabavi), članka 6. stavka 1. točke (c) Opće uredbe o zaštiti podataka (ispunjavanje pravnih obveza) i članka 6. stavka 1. točke (f) Opće uredbe o zaštiti podataka (zaštita naših legitimnih prevladavajućih interesa). Takvi legitimni interesi mogu biti npr. podnošenje ili obrana od pravnih zahtjeva i sudskih postupaka, mjere informatičke sigurnosti, sprečavanje i otkrivanje kaznenih djela, videonadzor radi zaštite kućnih prava i prikupljanje dokaza u slučaju, primjerice, provale, sabotaže i krađe, mjere za sigurnost zgrada i postrojenja (npr. fizička kontrola pristupa), mjere za zaštitu kućnih prava.
U mjeri u kojoj obrađujemo posebne kategorije osobnih podataka primjenjuje se članak 9. Opće uredbe o zaštiti podataka.
Ne postoji obveza davanja osobnih podataka. Henkel zviždačima omogućuje anonimno pružanje informacija.
Podatke ćemo pohranjivati i obrađivati onoliko dugo koliko je to potrebno za odgovarajuću svrhu u koju se obrađuju (npr. za vrijeme trajanja radnog odnosa). Nakon toga podaci će biti izbrisani. Podatke koje obrađujemo na temelju članka 6. stavka 1. točke (f) obrisat ćemo čim vaši interesi ili temeljna prava i temeljne slobode koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka nadmašuju naše legitimne interese ili interese treće strane ili ako naši legitimni interesi ili interesi treće strane više ne postoje.
Međutim, u određenim slučajevima nastavit ćemo pohranjivati i obrađivati podatke sve dok smo zakonski obvezni čuvati i pohranjivati te informacije (npr. u skladu s poreznim ili radnopravnim zakonodavstvom), sve dok je to potrebno za ostvarivanje ili obranu zakonskih prava ili ako imamo pravne osnove za daljnju obradu.
Unutar društva Henkel podaci će se stavljati na raspolaganje samo onim zaposlenicima kojima su potrebni za obavljanje službenih dužnosti u prethodno navedene svrhe (npr. specijaliziranim odjelima koji su potrebni za istragu).
Osim toga, podaci se prema potrebi mogu prosljeđivati drugim društvima unutar grupe Henkel.
Za pružanje potrebnih usluga možemo angažirati vanjske pružatelje usluga obvezane sporazumima o obradi podataka (npr. informatičke usluge, savjetovanje).
U mjeri u kojoj je to propisano i dopušteno zakonom o zaštiti podataka, podatke možemo proslijediti i drugim primateljima izvan grupe Henkel. To mogu primjerice biti banke, pružatelji usluga socijalnog osiguranja, javna tijela i institucije (npr. tijela kaznenog progona), odvjetnici, porezni savjetnici i sudovi.
U tom se kontekstu podaci mogu prenositi i zemljama izvan Europskoga gospodarskog prostora (EGP), posebno drugim društvima grupe Henkel. Ako se podaci prenose zemljama izvan EGP-a, to će se učiniti samo ako je Europska komisija odlučila da ta zemlja, to područje ili određeni sektor pruža odgovarajuću razinu zaštite (trenutačno je to slučaj u Andori, Argentini, Kanadi (s ograničenjima), Farskim Otocima, Guernseyju, Izraelu (uz ograničenja), Otoku Manu, Japanu, Jerseyju, Novom Zelandu, Švicarskoj, Ujedinjenoj Kraljevini i Urugvaju) te ako su vam osigurana odgovarajuća jamstva i provediva prava i djelotvorni pravni lijekovi (npr. nakon sklapanja standardnih ugovornih klauzula EU-a) ili ako postoji izuzeće u skladu s člankom 49. Opće uredbe o zaštiti podataka (npr. ako ste pristali na takav prijenos ili ako je on potreban za ispunjenje ugovora o radu s nama).